Problemele noastre în proiectele de infrastructură nu sunt noi. Marcus Vitruviu Pollio, un autor Roman, arhitect si inginer civil a scris despre importanța menținerii costurilor proiectului în cadrul bugetului și de a se asigura ca lucrarile suplimentare sa nu depaseasca 25% peste buget. El a declarat:
„Atunci când un arhitect / inginer accepta sarcina unei lucrari publice, el trebuie sa promita care va fi costul. Estimarea lui este predata magistratului si proprietatea lui este gajata ca garantie pana cand munca este finalizata. Atunci când aceasta este finalizata, în cazul in care inregistreaza cheltuieli care se potrivesc cu declarația sa, el este complimentat de decrete și marci de onoare. In cazul in care nu mai mult de un sfert trebuie sa se adauge la estimarea sa, aceasta este furnizat de trezorerie și nici o penalizare este aplicata. Dar, atunci când mai mult de un sfert trebuie să fie cheltuit in plus cu privire la activitatea realizata, banii necesari pentru a termina sunt luati din proprietatea sa.”
Acest citat din „Cartea 10” a lui Vitruvius este la fel de aplicabil acum, asa cum era si acum doua mii douazeci si sase de ani, cand a fost scris in timpul Imperiului Roman.
Un inginer consultant trebuie sa cunoasca problemele actuale si sa fie inteligent politic pentru a avea succes in managementul proiectului. Doresc sa va impartasesc cateva ganduri fugitive legate de ce a dus la situatia curenta in Polonia si apoi sa prezint eforturile ce sunt realizate in prezent de catre FIDIC, EFCA sau SIDIR (EFCA – Federatia Internationala a inginerilor consultant, SIDIR – Asociatia de membrii FIDIC din Polonia) pentru a forta normalitatea in viata de zi cu zi ca apoi sa ne concentram pe ceea ce consultantii pot face sa isi ajute angajatorii in proiectele lor.
Proces de 1.5. miliarde de Euro
Conform spuselor Ministrului Jerszy Szmidt, intr-o declaratie pe care a facut-o in Ianuarie 2016, antreprenorii au dat in judecata Directia Nationala de Drumuri si Autostrazi pentru despagubiri in cuantum de 1.5 miliarde de euro legate de lucrari suplimentare, modificari si variatii etc. si inca mai sunt in instanta si azi incercand sa isi resolve disputele.
Trebuie sa ne intrebam de ce s-a intamplat asa ceva si cum ar putea acest litigiu sa fie prevenit pe viitor.
Este FIDIC vinovat?
Anumiti consultanti au renuntat sa mai apeleze la contractele FIDIC sustinand ca acestea pur si simplu nu functioneaza in Polonia.
Va rog sa va adresati urmatoarea intrebare:
Mai putem sa numim un contract ca fiind FIDIC daca am renuntat sau modificat 10 din cele 20 de clauze care fac un contract sa fie FIDIC? Daca modificam sau stergem aceste clauze atunci echilibrul fundamental al alocarii riscului este alterat si impactul asupra obligatiilor inginerului consultant este semnificativ.
De exemplu, anumite schimbari comune la clauzele de contract FIDIC ar putea include:
1.9 si 2.1: Eliminarea clauzei modalitatii de plata pentru un antreprenor legata de intarzieri in emiterea instructiunilor sau acces pe santier pune sarcina costului pe antreprenor si pe termen lung creste costurile pentru ambele parti si implica intarziere in programul de executie.
4.4: Restrictii stricte legate de scopul scris al lucrarilor subcontractorului, acesta limiteaza subcontractorul in ceea ce priveste oamenii pe care ii poate angaja separat de expertiza sa
8.7: Introducerea de penalitati de intarziere, ex. notificari ale intarzierilor in programul de executie, aplicatia de aprobare a subcontractorului, plati ale subcontractorului, eliminarea defectelor, etc., nu este nici durabil nicio decizie inteligenta de practica de business.
12.3: Este eliminata posibilitatea ratelor/preturilor provizorii necesare Certificatelor interimare de Plata, iar astfel rezultatul consta in costuri noi pentru antreprenor si cresterea costurilor proiectului.
13.2: Clauza privind Optimizarea Proiectului este eliminata.
13.6: Clauza privind Lucrarile in Regie este eliminata.
14.5: Clauza privind platile pentru materiale a fost recent eliminata. Acest lucru antreneaza raspunderea Inginerului consultant pentru costurile materialelor si elimina raspunderea Beneficiarului
16.1: Posibilitatea de a recupera costuri aparute in cazul suspendarii lucrarilor cauzata de actiunile Beneficiarului este eliminata. Acest lucru antreneaza responsibilitatea Inginerului pentru aceste costuri si elimina orice raspundere a Beneficiarului.
20.1 Perioada de notificare a revendicarilor a fost scurtata la 14 zile. In plus, clauzele privind Adjudecarea Disputelor si Arbitrajul sunt in prezent scoase, eliminand modurile alternative de solutionare a disputelor. Un client national mi-a spus recent: “Adam, vrei sa stii de ce nu dorim sa apelam la arbitraj? Pentru ca pierdem.” In consecinta, disputele sunt rezolvate acum in instante ceea ce adauga la costurile tuturor. Litigiul consuma intensiv atat timp cat si resurse.
Aceasta logica este foarte comuna in zilele noastre. De exemplu, daca copilul dumneavoastra se descurca slab la scoala, explicatia simpla este ca trebuie sa fie vina profesorului si solutiile cele mai simple sunt sa concediem profesorul sau sa se schimbe schimbam “sistemul”. Nu este depus niciun efort sa se determine de ce studentul se descurca slab si cum sa se remedieze lucrand personal cu copilul. Schimbari carte-blanche nu ofera solutii adecvate. In anumite cazuri, Solutia poate sa inrautateasca situatia, sa creeze mai multe probleme si sa creasca complexitatea.
Asadar nu, nu este vina FIDIC sau a EFCA sau a SIDIR (astfel cum sustin unii oficiali in discutii private).
Poate este vina consultantului?
Recent, clientii au adaugat alte criterii inafara de cele bazate pe pret pentru a face selectia. Acum, in anumite contracte, un criteriu in plus este “perioada de timp petrecut pe santier” ceea ce nu este altceva decat o forma noua de selectie bazata pe pret. Cheltuim bani pentru a angaja auditori care sa verifice daca inspectorul de pe santier se afla la biroul sau de la fata locului deoarece un alt criteriu inafara de pret a fost “perioada de timp petrecut pe santier per saptamana”. Intrebarea mea este daca acest lucru a imbunatatit calitatea consultantei? Acesta a fost scopul Directivei UE atunci cand a fortat beneficiarii sa foloseasca si alte criterii pe langa pret?
Contractele de consultanta in inginerie pe multe proiecte majore in Polonia sunt semnate de cele mai multe ori in aceleasi timp sau imediat inaintea semnaturii antreprenorului (de cele mai multe dupa proiect (Cartea Rosie FIDIC) sau dupa ce cerintele beneficiarului sunt scrise (Carte Galbena FIDIC), ceea ce limiteaza participarea consultantului la redactarea cerintelor beneficiarului! Aceasta este o limitare in a ajunge la cele mai eficiente solutii si la finalizarea satisfacatoare a proiectului. Prezentam cateva exemple din practica a unor clauze din contractele de consultant care constituie obstacole:
Plata raportata la plata acceptata si/sau realizata pe lucrari (Este cumva un conflict de interese? Ar fi trebuit sa apara intrebarea: “Deci cu cat este platit mai mult antreprenorul in aceasta luna cu atat mai mult o sa fiu si eu”).
Instrumente contractuale importante ale Inginerului Consultant au fost eliminate, ex. a fost modificata clauza FIDIC 3.1 (responsabilitatile si autoritatea Inginerului). Exemple de formulari din contractele de consultanta ce sunt problematice:
“…pentru a refuza sau aproba o revendicare Inginerul Consultant va primi aprobare de la Client.”
“…orice instructiune a Inginerului trebuie sa aiba aprobarea si acceptarea Clientului.”
“…Inginerul nu va, sub nicio circumstanta, accepta un program de executie ce va excede data initiala pentru finalizare.”
Un client ne-a intrebat odata: “De ce am nevoie de un Inginer, daca singurul lucru pe care va trebui sa il fac este sa il aduc la convingerile mele, as putea sa folosesc metoda mea de a conduce proiectul?”
Parafrazand o zicala veche raspunsul meu este: “Daca nu este suficient de destept sa iti iei un caine, atunci latra singur.”
Nu are rost sa ne prefacem ca daca alocam riscul celorlalte parti acesta dispare…
Daca ar fi sa identific un singur motiv pentru aceste conflicte, ar fi arta de a ascunde riscul prin schimbarea persoanei care suporta riscul. Faptul ca nu se incearca in mod activ sa se gaseasca modalitati de a reduce si mitiga riscurile in general nu face decat sa aloce sarcina financiara altcuiva. Circumstante neprevazute si impedimente la completarea la timp si calitativa a proiectului pot fi reduse cu o planificare atenta si identificare a riscurilor. Metode ineficiente/ procedee de lucru pot fi imbunatatite prin proceduri adecvate si comunicare buna intre parti, acestea aplicandu-se inainte ca lucrarile sa inceapa. Reducerea riscului ar trebui sa fie telul comun, atat pentru Inginerul Consultant, cat si pentru Beneficiar, avand in vederea ca aceasta reduce de asemenea si costurile pe masura ce imbunatateste calitatea si perioada de executie a proiectului. Aceasta este o problema indiferent ce fel de contract folosim.
Cand eram adolescent, tatal meu, un inginer, nu vroia sa ma lase sa ies in wekenduri pana cand nu imi faceam curat pe birou. Asadar ce am facut eu, adolescentul gospodar? Deschideam dulapul si aruncam toate gramezile de pe birou in dulap… Acest lucru este ce incercam sa facem cu riscul astazi – este copilaros, imatur si nu ne scapa de situatie. Doar o amana si cateodata chiar o inrautateste…
Cum ar putea Inginerul Consultant sa ajute?
Odata ce un client intelege ca succesul nu se obtine din a elimina clauzele privind arbitrajul, sau prin a reduce inginerii consultanti la inspectori de santier, atunci putem face multe.
Putem sa invatam din ceea ce consultantii au facut si ceea ce ar trebui sa facem in continuare. Va ofer cateva exemple positive si dezvoltari recente.
Au fost inregistrate progrese, dupa ani in care ne-am dat cu capul de pereti, multumita SIDR, EFCA si FIDIC.
Exista o sansa ca BIM (modelarea informatiei privind constructiile) sa castige teren in Polonia. Recent am descoperit doua oferte unde proiectantilor li se dau criterii de selectie suplimentare atunci cand demonstreaza ca au capacitate BIM.
Alte evolutii includ:
Achizitie pe valoarea cea mai buna/Selectie bazata pe calitate
Comisii de adjudecare a disputelor pe proiecte in care clientul public nu este o agentie nationala
Curte arbitrara in SIDIR
Criterii noi ale autoritatii de drumuri pentru a alege consultantii
Noul proiect al legii achizitiilor publice reglementeaza ca pretul nu ar trebui sa reprezinte mai mult de 40% din criteriile de selectie
Cum poate participarea unui Inginer Consultant sa duca la proiecte de success:
Sa fie implicat de la inceput, sa ajute clientul sa isi dezvolte scopul, sa identifice probleme, riscul si sa il ajute sa isi faca temele necesare inaintea inceperii unui proiect.
Sa ne convingem clientii sa nu schimbe FIDIC mai mult decat este necesar pentru a se potrivi cu legea nationala.
Sa actioneze ca un mediator, sa incerce sa fie independent si corect. – Clientii prefera de multe ori sa puna Inginerul sa implementeze “viziunea” Clientului, chiar daca aceasta este dezavantajoasa pentru proiect. Consultantul ar trebui sa fie un sfatuitor independent pentru Beneficiar. (Aspect pe care noi, consultantii ar fi bine sa il regandim – subiect separat).
Sa stabilim o lista de la bun inceput – aceasta este lista cantitatilor/articolele in planul proiectului/articolele din certificatul de plata lunar.
Sa cladim legaturi culturale atunci cand avem de-a face cu parti internationale.
Sa educam clientii in decursul executiei unui proiect.
Sa stabilim metode/procedure solide pentru comunicare si fluxul/stocarea informatiilor.
Sa mentinem o abordare de echipa pentru toate partile implicate – fata de a promova o relatie pe baza de competitie.
Sa facem mai facil pentru client si antreprenor sa participe in mod activ si constructiv in analiza initiala dar si continua a riscului.
Sa introducem si sa stabilim instrumente moderne pentru comunicare.
PERIOADA HARTIEI A LUAT SFARSIT!!!
Lumea se schimba si acelasi lucru se intampla si cu modalitatile in care putem in mod efectiv sa comunicam in cadrul proiectelor.
Aplicatia Base Camp cu acces la fiecare parte din process – pentru toata lumea! Instrumentele de colaborare includ Primavera, Microsoft SharePoint, BST Global etc.
Exista un cantec foarte cunoscut in Polonia al carui autor este Wojciech Młynarski. Numele acestuia este “Róbmy swoje” care se traduce in mare “Sa facem ceea ce trebuie sa facem!” Profesionalismul, educarea clientilor si cresterea relatiilor au fost intotdeauna si vor ramane mereu cheia proiectelor eficiente si de succes.